ОТЧЕТЫ


 

 

ОТЧЕТ

архивного отдела администрации МО «ОНГУДАЙСКИЙ РАЙОН»  за 2016 год

Работа архивного отдела была организована на основе утвержденного годового плана, который предусматривал мероприятия, направленные на решение стоящих перед архивом задач по выполнению конкретных плановых показателей. На 1 января 2017года в муниципальном архиве числится 93 фонда,  в которых хранится 13329 документов постоянного хранения и личного состава. Главными направлениями деятельности для нас по-прежнему остаются: укрепление материально-технической базы, обеспечение сохранности государственный учет документов, обеспечение безопасности архивных фондов, поддержание 100 %-ной упорядоченности и передачи документов на постоянное хранение в архив.

Одним из важных направлений работы архива является исполнение социально-правовых   и тематических запросов граждан,  запросов организаций. За отчетный год  архив  исполнил  646 запросов  граждан,  связанных с их социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение (подтверждение стажа работы на предприятии, уточнение размеров заработной платы), а также с получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством,  подтверждением имущественных прав, награждении Почетными грамотами, орденами и медалями и др.   Все запросы исполнены в полном объеме и в установленные законодательством сроки, По подсчетам,  в среднем,  в месяц выдавалось по 54 справки.  Отрицательный ответ получили 14 человек  по причине отсутствия в архивном фонде документов запрошенных организаций либо отсутствии запрошенных сведений. Тот факт, что руководители ликвидированных учреждений (в том числе  МП и крестьянские хозяйства), вовремя не сдали документы на государственное хранение, либо сдали не в полном объеме, привел к тому, что бывшие работники не смогли подтвердить трудовой стаж и получить сведения о заработной плате. Радует то, что есть и другие руководители (по больше бы таких),  которые заранее позаботились о социальных гарантиях своих сотрудников в случае ликвидации:   за последние годы сданы документы СПК «Онгудаймясо»,  ООО «Барс»,  ТОО «Эркин-Эмелюк»,  АКХ «Боочи», КХ «Талда» и ИП Токорокова В.И.,  СПК «Ижемди»,  БТИ Онгудайского района. Ликвидацию юридических и физических лиц осуществляют территориальные органы Министерства Российской Федерации по налогам и сборам. К, сожалению, архивы не входят в перечень органов, которым налоговая инспекция представляет сведения о ликвидации организаций, поэтому в сложившейся ситуации архивный отдел вынужден проводить только разъяснительную работу и методическую помощь в случае обращения ликвидированных организаций.

Среди пользователей архива в прошлом году были не только граждане Республики Алтай и России, но и наши соотечественники из стран Ближнего и Дальнего  зарубежья (Казахстана, Киргизии, Германии, Франции). За год архивным отделом выдано 71 архивная копия документов/295листов по запросам граждан, органов законодательной и исполнительной власти, правосудия,  иных организаций и учреждений.

В целях сохранности документов и комплектования муниципального архива профильными документами, в архивный отдел ежегодно передаются документы организаций – источников комплектования. Таких организаций в районе- 46, в том числе 9 государственных, 36 муниципальных , 1 общественная организация. На государственное хранение были приняты документы постоянного хранения 12 организаций, общее количество принятых документов составило 284 единиц хранения. За отчетный период количество архивных фондов увеличилось на 1 фонд (обработаны и приняты документы ДЮСШ им. Н.В.Кулачева), пополнились архивные коллекции документов личного происхождения,  новыми фотографиями пополнился Фонд позитивов постоянного хранения. В целях обеспечения первичной сохранности документов приобретены архивные короба и закартонированы  262 документа, процент закартонированных дел на 1 января 2017года составляет  100 %. Проведен текущий ремонт 63 документов, подшито 147дел.

Для учета и контроля документов подведомственных организаций и учреждений, в 2016году на Экспертно-проверочную комиссию (ЭПМК) Комитета по делам ЗАГС и архивов РА были подготовлены и направлены на утверждение следующие учетные документы: 22 описи документов постоянного хранения, в количестве 333единиц хранения, 8 описей дел по личному составу в количестве 173 единицы хранения,  и 16 Актов о выделении к уничтожению документов в количестве 2137 дел. В целом, в организациях и учреждениях Онгудайского района документы обработаны по 2012-2015годы, задолженность по обработке документов и передаче на государственное хранение отсутствует.

В течение года оказана методическая и практическая помощь муниципальным организациям и учреждениям в подготовке нормативных документов по делопроизводству и  организации ведомственных архивов, проведено 54 индивидуальных консультаций по обработке и описанию документов, составлению номенклатур дел, разработке Положений об Экспертной группе, об архиве,   согласованы 8 номенклатур,  8 положений об архиве и Экспертных комиссиях. Проведены 2 обучающих семинара для заместителей глав сельских поселений, ответственных за делопроизводство и архивы организаций в администрации района, по теме «Вступление в силу Федерального закона № 43-ФЗ от 2 марта 2016 года «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и  Временный порядок проведения научно-технической обработки документов по личному составу в источниках комплектования муниципальных архивов с учетом положений ФЗ №43».

В целях руководства и контроля за сохранностью документов в организациях и соблюдения законодательства об архивном деле, в соответствии с Графиком проверок  проведены 8 проверок ведомственных архивов. Комплексные проверки состояния делопроизводства и архива были проведены в МАУ ДО «Детско-юношеская спортивная школа им. Н.В.Кулачева», КУ РА ЦЗН Онгудайского района, Совете депутатов и администрации Хабаровского сельского поселения, СПК «Племхоз «Теньгинский». Тематические проверки по качеству обработки документов проведены в Совете депутатов и администрации Купчегенского сельского поселения, Совете депутатов и администрации Шашикманского сельского поселения, БУ РА «Онгудайская районная станция по борьбе с болезнями животных», Прокуратуре Онгудайского района. В ходе проверок были случаи выявления ранее необработанных и не учтенных документов. По итогам  проверок составлены справки, выписаны рекомендации руководителям, оказана методическая и практическая помощь по вопросам делопроизводства и организации ведомственного архива. Отрадно то, что в результате наших общих взаимодействий за последние годы значительно повысилась ответственность за сохранность документов в организациях, документы  регулярно систематизируются,  в большинстве организаций созданы  соответствующие условия для их хранения.

Архивным отделом большое внимание уделяется всестороннему использованию архивных документов: каждый год мы проводим выставки с использованием фотодокументов из фондов муниципального архива, публикуем статьи к юбилейным и значимым датам, организуем тематические экскурсии, помогаем муниципальным организациям в подготовке материалов для проведения мероприятий различного уровня.  О важности и востребованности данной работы свидетельствуют благодарственные письма и записи посетителей в книге отзывов. Провели 3 фотодокументальные выставки:  выставку, посвященную 71-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне, с использованием архивных документов и фотографий наших земляков - участников Великой Отечественной войны. Выставки, посвященные 25-летнему юбилею районной газеты «Ажуда» и  к 260-летию вхождения алтайского народа в состав России и 25-летию Республики Алтай. Выставки размещались в здании районной администрации. Выставка, посвященная 25-летию юбилея районной газеты,  была выставлена дважды: в июне месяце, затем по просьбе редакции в октябре в здании ДЮСШ им Н.В.Кулачева.

Подготовлен Календарь памятных и юбилейных дат на 2017год. Хорошей традицией стало печатать в районной газете «Ажуда» статьи к памятным событиям из нашего Календаря знаменательных и памятных дат.

Архивные документы активно используются гражданами, в прошлом году 3 человека проводили исследовательские работы по темам: «Основные направления сельского хозяйства в колхозах Онгудайского района (на примере колхоза им. К.Маркса),  «История с. Каянча Онгудайского района»,  «История колхоза им. Карла Маркса», в том числе гражданин Франции, аспирант Жельба Марк. Архив в настоящий момент испытывает острую необходимость в читальном зале, так как количество запросов  граждан и  исследователей,  работающих с архивными документами, студентов, проходящих архивную практику,  с каждым годом возрастает.

Иногда, чтобы исполнить запрос, архивистам приходится просмотреть не один десяток документов. Общее количество поднятых и просмотренных дел в прошлом году составило -3689, выдано 37 дел  для работы исследователям,  29 дела – во временное пользование по запросам организаций,  проведения других плановых и внеплановых работ.

К каждому человеку,  обратившемуся за архивными сведениями,  мы стараемся оказать максимальную помощь, в случае отсутствия сведений в нашем архиве, помогаем гражданину получить информацию в других архивах и организациях. По регламенту на исполнение социальных запросов отводится 10дней, тематических-30дней, нередко по просьбе граждан приходится готовить справки в срочном порядке.

Главными направлениями деятельности для нас по-прежнему остаются: укрепление материально-технической базы, обеспечение сохранности документов и безопасности архивных фондов, поддержание 100 %-ной упорядоченности и передачи документов на постоянное хранение в архив, формирование электронной базы «Архивный фонд»-4. Третий год мы активно работаем с Пенсионным Фондом Онгудайского района по программе защищенного документооборота «WipnetKlient» в целях сокращения сроков и качества исполнения запросов граждан.

Все плановые показатели за 2016год выполнены, по некоторым пунктам план перевыполнен. Таким образом, архив, являясь гарантом социально-правовых интересов граждан,   обеспечил потребности органов государственной власти и местного самоуправления, юридических и физических лиц в запрошенной архивной информации, выполнил основные задачи: собрать, сберечь и донести до каждого гражданина, пенсионера, студента, школьника, документальное наследие, заложенное в архивных документах. Наша работа получила положительную оценку руководства, мы благодарны Комитету по делам ЗАГС и архивов Республики Алтай за дополнительное финансирование для приобретения  мебели в рабочий кабинет.

Начальник архивного отдела администрации района

Н.С. Бабанова

 


назад